入职前后大不同?HR专家教你如何解决这个问题

编辑:伟德国际bv1946 发布于2014-09-15 14:36

来源:FirstRound,本译文首发于创之网(Chuang.pro)。

圣人彼得在天堂的门口问你,你想在哪里度过自己死后永恒的生活?你回答说:「嗯,当然是天堂啦!」彼得回答说:「在你做出选择之前,你得先去地狱转一圈看看。」虽然有些不爽,但是你还是耸着肩膀同意去看一看。出乎意料,当通往地狱的电梯门打开之后,你看到了金色的沙滩,高尔夫球场,衣着靓丽的人们喝着五颜六色的饮料。这并不是你想象中的样子,或许天堂更好一些。所以你坐着电梯又回去了,但是发现天堂里有一群人在云彩上无趣地弹着竖琴。天堂里甚至连点好吃的东西都没有。

你回过头对彼得说,「虽然不好意思开口,但是我想说我更愿意去地狱。」他说,「那好吧,去吧。」然后转身去了地狱开始了新的生活。但是这一次开门后你看到的却是烈焰、火石和流淌着的演讲。你大叫「这是什么?沙滩呢!发生了什么事!」带你来的彼得茫然地对着你说,「哦,昨天我们是在面试你,今天你已经入职了啊。」

这是 Carly Guthrie 收藏的 HR 笑话之一。她干 HR 管理这一行已经有 15 年的资历,在各种各样的行业内都做过 HR 管理,她说这种事情经常发生。现在,Carly 的工作是以顾问的身份帮助企业建设 HR 机构,她表示,诱导转向法(Bait-and-Switch,一种卑劣的营销手法,用某产品极低的价格将消费者骗到商店后谎称售完,劝说消费者购买其他产品)一直都在新员工身上发生,即便有些时候公司的本意是好的。当这种事情发生的时候,没有一个人是受益方。在本次专访中,Carly 将为企业展示一种新员工入职规划,这一规划可以让企业中的每个人都走向成功。

将 HR 变成策略优势

Carly 说,「现在科技行业内为了争抢一个人才真是大打出手。每一家企业都费尽心机想让最好的员工走进他们的大门,他们花了大量的资源和时间耗在上面,但是当他们赢得这场比赛之后,找到了合适的人来签合同,却发现是块烫手的山药。」

如果 HR 不对新员工入职过程或者新员工入职体验进行思考的话,人才招到之后就一屁股坐在椅子上,这才是很危险的想法。Carly 说,「每个人都希望感觉自己被重视,尤其是那些被人热切邀请加入公司的员工。有才能的人一直都会收到猎头的来电,如果他们突然意识到自己在现在做事的公司里只是可有可无的一个小轮子或者是一个小齿轮的时候,他们会选择跳槽的。」可以通过做下面的事情俩解决这个问题。

「你需要在 HR 过程中武装自己,这样做不仅仅是为了得到最好的人才,还是为了留住他们。」

Carly 说,全副武装的 HR 方法可以成为对自己有利的工具。它是连贯的、持续的、与企业文化契合的、属于某些特定职业的人的工具,比如顾问、办公室经理、HR 总监等人。

首先,要找到可以信任的人来帮你

「想要真正优化新员工在工作环境中的第一体验,你需要花心思来思考如何改善入职流程、增加友好度。」Carly 说,「入职的前几天是告诉他们你是谁、你想让他们完成什么工作的好时候,还能让他们与你所属的部门中的每个人都保持联系。趁这个机会,可以让他们确定他们入职的决定。」

这样做并不意味着需要一个专门的 HR 人员或部门。这跟招聘过程有关系,而且应该尽可能地在企业创办之初就采取这一过程、让某些人来执行它。「尽管你有全职的 HR 或兼职的 HR,都要早点执行。在确定企业文化、规定管理时,HR 人员可以更简单地(在公司里)建立信任和理解。千万不要在企业已经出现了入职前后差异这种问题之后再想起找解决方法。」

例如,当你和员工第一次见面、准备入职后,想找到一个人来帮你开除他是一件很有挑战的事情。哪一家公司都不能摆脱这种艰难的谈话。如果你在运营一家公司或者是当管理人员,你不可避免地要告诉员工他们工作效率低,告诉他们有可能被开除。「如果没有一个好的征询团队来帮助的话,一个人去操作是非常困难的,征询团队可以听取你诚实的想法。」这是为什么在企业规模还不算大的时候要尽早地建立能够提供建设性一件的 HR 关系的主要原因。

「如果你的创业公司在初创阶段,那么就真的不需要全职的 HR 了,不过公司内部可以有人来担起 HR 的职责。我会建议他们找一个有 HR 经历的人,他也可以当办公室经理,总比招一个全职 HR 要好。」

别错过入职第一天的机会

Carly 说,「纯粹从战术角度来看,错过了入职第一天影响新员工的机会,以后就再也找不到这种机会了。(那一天)所有人为了去参加新工作都会很兴奋、开心,他们希望把自己的职业生涯寄托在这里。你需要管理好,让他们觉得来这里工作比之前的工作更赞,再次确认他们的选择是正确的。」

「在入职第一天,你要像在招聘时表现的一样。」

你不需要为此弄虚作假。当问到企业文化的时候,许多公司会说出相似的东西,比如「哦,对,我们喜欢打保龄球,还像朋友一样出去玩……」但是许多公司一开始都是这么说的。为了不同,你可以在第一天就把你的创业公司和其他创业公司区分开来。

「创造一个这样的体验,当新人在入职第一天走进公司的时候,每个人都在期待他的到来。公司里的每个人都知道他的名字,知道他们来公司要做什么。每个新员工都受到了热烈的欢迎,都知道全公司上上下下都在迎接他的到来。」Carly 说,「不要让他们疑惑去哪吃午饭,怎么吃午饭这种事。去掉所有可能导致入职首日紧张的小问题。这一切都可以表现出企业的认真细致,然而很多公司都无法完成这一点。」

在进入科技圈之前,Carly 曾在托马斯•凯勒餐饮集团担任管理 HR 部门,这家公司是美国加州非常受欢迎的精英连锁餐厅,他们的成功无人不晓。她说,「他们对客人就餐体验的每个细节都做到了不可思议、难以置信的细致考量。在就餐之前,他们会询问食物过敏和餐品喜好等事项,客人还可以在点餐前试菜。这种程度的细心和注意力在现代社会虽然有点落伍了,但是要想让企业特殊、被人记住,却是一件需要做很久很久的事。」

你不需要对企业文化做出完整的回答,也不需要给新员工指出以后的出路。她说,通过向新员工展示企业的细心和一丝不苟,你的企业就已经和别的公司不同了,双发便建立起了信任。

完美的入职首日(*经理必看的规则)

  • 第一条:别让新员工在入职第一天就 9 点上班,让他们 11 点来。「这样做可以让你有自己足够的时间来上班、喝杯咖啡、查完邮件,再次确认欢迎新员工的准备工作已经做好。」到了 11 点,你就可以全神贯注地来向他们介绍公司,不让他们在第一天就干活,把新员工介绍给团队。

  • 第二条:别让欢迎从别人嘴里说出。「最好是新人的经理来带着他、将他介绍给公司同事。」也就是说,在上班的第一天,公司所有人都应该认识他,也应该在初次见面时打招呼。相互介绍可以是有目的的。公司同事应该这么介绍自己:「我是小张,我做产品的,负责 x 项目。」(而不是「我小张,坐在那」)。经理带着新员工见识新同事,每个同事都是拼图上的一块,很快新员工就认识了团队里的所有人,拼图拼好了,就知道他们是如何一起工作的了。

  • 第三条:让入职首日轻松点。「很少有人能在入职前一天晚上睡不好觉,所以要考虑到这一点。你那一天可能会给他安排好几场会议,但是记住,新员工第一天要接收很多信息,这很有难度。即便是那种最有信心说『我能立刻融入』的人依旧要在一天内记住一大群人的名字和面孔。可以设置期望值:『第一周,过了下午 5 点,你就不要留在这了。你的工作就是做个大海绵,我们希望你在下一天上班前有时间来回忆和充电。』」

    即便你在招聘面试阶段说了一大段折磨人的话,甚至还说出了「我们一般都不回家,我们没有自己的生活」这种话,面试者也同意你说的内容,但请记住,绝对不要在新员工入职的第一周说出这样的话来。「有些人会在新工作中发现许多文字、口头、无声的线索。小心不要让新员工过分地敏感。」

  • 第四条:用大白话来指引新人。每个公司都有自己的一套密语,尤其是那种已经工作过很久的团队。密语里包含了许多内部的笑话和某人的短处,但这可能会吓坏、孤立新人。「当我在 Readyforce 指导 HR 部门的时候,我们公司有很多很搞笑的人,会一直开玩笑。所以我们的入职过程一般是让新任坐进内部成员里,说『哦,如果谁谁谁说了啥啥啥的时候,他的意思是……』」找出你们公司的那套密语,在引入新人的时候告诉他们。别让新人觉得自己是圈外人。

新人入职最佳方法

Carly 说,「第一,在招聘时怎么说的就怎么做。让新员工能做出谨慎、准确的决定。别告诉他们不会加班,但实际上会加班;别告诉他们你们经常出去玩,但实际上你们不出去玩。」

此外,还有一些逻辑过程你可以采用,让新人比他们预想的更有激情、更兴奋、更愿意加入这家公司。

「确保他们的办公桌已经安排好,上面有他们工作需要的工具,还有更多事情在等着你去做。办公桌上要有一台电脑,电脑里要有 Chrome 浏览器以及他需要的所有工具。桌子上要有一张欢迎便条,最好是经理手写的,最好是华丽的花体字。这样,第一天上班会很兴奋的,他们会开始宣传企业品牌。」

当然,还有其他事情要做。「真正伟大的企业不仅仅提供以上内容,还会为新人提供更棒的,而且还会为他们的妻儿家人有所准备(如果他们有的话)。如果你是经理,不知道他是否结婚是否有孩子,可以问『我们送礼物的话,除了给你还可以给谁呢?』或许新人的爸爸会对他的工作非常激动,想得到一件印有公司 logo 的 T 恤。如果能给新人的爸爸送一件的话,那真是太贴心了,而且一件 T 恤衫能花公司几个钱?」

「伟大的欢迎体验中的良好祝愿是无价的。」

「请记住,当有人加入你的公司时,他们不仅仅是在这里工作。尤其是,如果他们加班加点的话,可能会影响整个家庭。」

要创造一个好的开头,你需要预先采取一些步骤。你需要知道谁会带着新员工去吃午饭,新员工首周的整体计划是什么。Carly 表示,「把它们全都写下来,在他们的日历上划出会议。告诉他们,『我希望你能吸收所有内容,尽可能地见更多的人,于是我给你准备了这些会议,下面是参会人的一些信息。』」

最后,作为一名经理,在最开始的几周要能让新员工可以不断接触到,可以为他们暂时中断工作。「告诉新员工把问题都记下来,在每周一次的例会上提问,当然也可以随时来找你解答。」她建议经理开一个 Google Doc 共享文件,让新员工写上所有的问题,这样,经理就知道他们脑子里在想什么了。

「要想让员工感到真的被关注,你就不能光想到今天或者明天。要想到他入职的前六周会怎样。你希望他们在前 90 天完成什么样的工作?在自己的脑中想好,确定他们是否是合适的人选,到第 90 天的时候就应该作出决定,而不是等到第 900 天。」

昂贵的失误

Carly 说,「有许多企业都喜欢用这样的接口:『啊,我们是刚创办的公司,事太多,没有时间来给新员工的电脑装 Chrome,也没有时间来摆桌面。』听起来很简单,但是传达的信息却是你不想被打扰,你不愿意去做细活,更危险的是,传达给新员工的是,你不想回答他们提出的问题。如果新员工发现了 bug、看到了问题,他们该如何去应对公司的产品和用户呢?」

「松散的入职过程会带来松散的企业文化。」

「如果你认为太忙了没时间给新员工好的入职体验,那么这种态度将渗透到每次新人入职中去。」

你说你自己很忙,你只是在一家小创业公司干活而已。Carly 说,但这不是借口。「你并不忙,你可是花了很多时间、经历和金钱来招聘到的新员工。而且入职体验的时间怎么可能会比你招聘员工的时间更长。别让新员工觉得你太忙而不能让他们开开心心地选择在你的公司工作。」

你的目标是让人们相信你的公司非常赞,他们不能再想去别的地方干活了。请在发出第一封录用通知书的时候就开始拥有这种态度。如果你做的正确,当电话响起时,员工会在电话这头对猎头说,「对不起,我在这里工作的很开心。」